La factura electrónica dejó de ser un trámite de sistemas para convertirse en una obligación tributaria con consecuencias reales: sin factura válida no hay ingreso soportado para el vendedor, ni costo o IVA descontable para el comprador. Entender cómo funciona, y por qué una factura se rechaza, ahorra reprocesos y sanciones.
Quiénes deben facturar electrónicamente
Por regla general, los responsables de IVA y las personas que, según el Estatuto Tributario y la reglamentación de la DIAN, estén obligadas a expedir factura de venta deben hacerlo de forma electrónica, con numeración autorizada por la DIAN. Existen excepciones y sujetos no obligados, que se definen en la normativa. Por eso conviene verificar con su contador si su actividad, régimen y volumen de operaciones lo obligan, y consultar siempre la regla vigente del año en curso.
Más que la factura: los documentos que la acompañan
- Factura electrónica de venta: soporta el ingreso del vendedor y el costo o IVA descontable del comprador.
- Notas crédito y notas débito electrónicas: para corregir, anular o ajustar valores de una factura ya emitida; no se «borra» una factura validada.
- Documento soporte: lo expide el comprador cuando adquiere bienes o servicios de proveedores no obligados a facturar, para poder soportar el costo o gasto.
- Eventos de la factura: acuse de recibo, recibo del bien o servicio y aceptación, que además intervienen cuando la factura circula como título valor.
- Nómina electrónica: soporte de los pagos laborales, con sus propias reglas de transmisión.
Errores que más generan rechazo
- Datos del adquirente incorrectos: NIT, dígito de verificación, nombre o responsabilidades fiscales que no coinciden con el RUT.
- Numeración vencida o fuera de rango: usar una resolución de facturación que ya expiró o un consecutivo que no corresponde.
- Errores en impuestos y totales: bases, tarifas o retenciones mal calculadas que no cuadran con el total del documento.
- Códigos mal parametrizados: unidades de medida, forma de pago, medio de pago o ciudad con valores que el validador no reconoce.
- Emitir fuera del sistema y «legalizar» después: entregar al cliente un documento que aún no ha sido validado por la DIAN.
Qué hacer para reducirlos
- Mantenga actualizado el RUT de su empresa y verifique el de cada cliente nuevo antes de facturar.
- Controle la vigencia y el rango de su resolución de facturación, con una alerta antes de que se agote.
- Parametrice el software con los impuestos y retenciones correctos y pruebe una factura de cada tipo antes de operar.
- Cuando una factura ya validada tenga un error, corríjala con nota crédito o débito, no con una nueva factura paralela.
- Concilie cada mes lo facturado contra la contabilidad y contra lo declarado en IVA y renta.
Las reglas técnicas y los plazos cambian con frecuencia: antes de ajustar procesos, consulte la normativa vigente de la DIAN.
Evite sanciones y rechazos en su facturación
En WS Consultores revisamos sus procesos de facturación, documento soporte y notas, y los alineamos con sus obligaciones tributarias.